Le premier bureau dans lequel j’ai travaillé était dans un sous-sol sans fenêtre avec une douzaine de personnes entassées dans suffisamment d’espace pour six personnes. L’installation la plus excitante était une bouilloire qui présentait également un danger pour la santé et la sécurité. Un environnement aussi exigu et peu pratique pourrait bien faire friser les cheveux de Monica Parker – Parker est directrice du lieu de travail chez Morgan Lovell, la principale société britannique d’aménagement, de stratégie et de design du lieu de travail. « Les bureaux de curling sont toujours là! » dit-elle en riant. Mais il y en a moins aujourd’hui grâce à Morgan Lovell. Les stratégies de l’entreprise pour créer des bureaux qui sont non seulement des lieux de travail fantastiques, mais qui améliorent également le bien-être, la créativité et l’engagement des employés vont bien au-delà du choix d’un décor agréable et de chaises confortables. Une base solide dans la recherche ethnographique, une politique de traitement de chaque entreprise comme un cas individuel nécessitant une solution individuelle, une forte dose de créativité et un accent sur la durabilité ont conduit au succès auprès de clients aussi divers que Talk Talk, eBay, Npower et Rackspace – dont le bureau est complet avec une Mini Cooper personnalisée et la reproduction du 10 Downing Street pour les réunions. Il ne s’agit pas seulement d’espaces avec un facteur wow, bien que cela puisse être important, il s’agit d’espaces qui responsabilisent les employés et aident les entreprises à se développer et à prospérer.

Donc: comment créer un espace de bureau qui donne envie aux gens de venir travailler ?

La conception de vos bureaux influence vos plus grands atouts – votre propriété et vos employés

« À mon avis, la culture l’emporte sur le design – un bon design reflète la culture de l’entreprise. La clé est d’avoir des espaces qui reflètent une culture de tout ce qui motive et motive les gens. Un espace avec autonomie et flexibilité – c’est un espace qui peut transformer une entreprise. Les employeurs commencent à réaliser que l’espace peut être un formidable levier. Les personnes et les biens sont vos meilleurs atouts. Vous faites probablement de votre mieux pour embaucher les meilleures personnes possibles et l’espace de bureau est maintenant considéré comme un facteur important dans le recrutement, le maintien et la maximisation des talents. Si vous avez de gros cerveaux qui travaillent dans votre bâtiment, vous voulez qu’ils se heurtent les uns aux autres – pas seulement assis devant un morceau de bois. Lorsque vous créez un peu de flexibilité, vous créez une toute nouvelle dynamique sur le lieu de travail. Les gens se sentent plus en confiance lorsqu’on leur donne la responsabilité de leur propre production, la liberté. C’est une question d’autonomie, de maîtrise et de but, comme le dit Dan Pink. »

La conception fondée sur des preuves est efficace – la conception basée sur des hypothèses, pas tellement

« Les gens ont tendance à dire qu’ils veulent juste un espace qui fonctionne! La clé est de se rappeler que, comme tout système, il s’agit d’énergie entrant et d’énergie sortant. Les gens bien intentionnés créent un bref dicton « C’est ce que nous voulons », mais tout ce qui est basé sur des hypothèses plutôt que sur des preuves ne donnera qu’une solution rapide. Nous travaillons avec des preuves. Même s’il s’agit d’un élément de conception standard et transactionnel, nous essayons de le soutenir avec une quantité importante de preuves. Mais pour un brief qui correspond vraiment aux aspirations culturelles d’une entreprise, nous devons nous engager dans les comportements de cette entreprise. Nous utilisons la recherche ethnographique. Hatch, notre outil d’analyse, utilise des mégadonnées alignées sur un algorithme de comportement prédictif basé sur les sciences sociales. Il faut 50 ans de recherche en sciences sociales et l’applique à de nombreux autres environnements pour prédire le comportement des gens. Je faisais partie de l’équipe qui a fait les premières évaluations d’occupation de Google; Google voulait utiliser la science pour prouver que ses espaces fonctionnaient. Je venais de commencer ma maîtrise en examinant le comportement sur le lieu de travail et j’ai adopté une approche académique, en l’appliquant au lieu de travail de Google pour voir si nous pouvions déterminer quels facteurs stimuleraient le partage des connaissances. Cette enquête a pris cinq jours, alors je me suis demandé comment je pouvais la rendre commerciale: créer un degré de robustesse des sciences sociales mais aussi obtenir des résultats en 15 minutes. C’est ainsi que Hatch est né. Morgan Lovell l’utilise, tout comme d’autres entreprises intéressées par le bien-être et le comportement – il est actuellement en développement pour les ONG. Hatch est devenu un outil indépendant à part entière, il se tient debout dans toutes les industries et est repris par le domaine des ressources humaines car il peut donner une compréhension des moteurs du changement. On me demande de plus en plus de faire de la gestion du changement. Cela aide les entreprises à éviter d’installer de nouveaux espaces fantaisistes que les gens n’utilisent pas. Par exemple, pourquoi avoir un espace de contemplation si vous n’avez pas de culture de contemplation? Même les gestionnaires les mieux intentionnés veulent parfois juste ce qu’ils veulent, et cela peut être lourd de préjugés. »

L’importance de la conception de l’espace de travail va bien au–delà du décor

« J’étais auparavant enquêteur en homicide pour le ministère de la Justice, essayant de sortir les condamnés à mort qui n’y appartenaient pas, et cela m’a aidé à réaliser l’effet que l’environnement peut avoir sur les gens – pas seulement la prison, où il y a une absence de tout contrôle, mais un environnement de pauvreté, une absence de stimuli, comment cela affecte la santé mentale et façonne la personnalité… Il m’a frappé que ce n’est pas quelque chose de superficiel – pas quelque chose d’esthétique. Nous façonnons les bâtiments mais ils nous façonnent aussi. Nous passons plus de temps à nous réveiller dans nos bureaux que partout ailleurs – pourquoi cela n’aurait-il pas d’impact sur nous? Quelque chose comme 70% des personnes sont « vérifiées » 70% du temps. Si nous pouvons donner aux gens les stimuli dont ils ont besoin grâce à leur environnement de travail – pas seulement une chaise violette! – cela a un impact sur les individus, les familles, les communautés, tout le pays. »

Votre bureau peut refléter, améliorer et renforcer toute la culture de votre entreprise

 » Nous ne faisons aucune hypothèse. Nous ne commençons jamais par dire « c’est une entreprise technologique, donc elle fait x, c’est une entreprise financière, donc elle fait y ». Nous commençons par nous concentrer sur chaque entreprise. Notre équipe travaille par paires pour éviter les biais. En supposant que la représentation externe d’une marque garantit qu’une entreprise est gérée d’une manière particulière, vous trouvez parfois des lieux de travail qui ne conviennent pas. Par exemple, un bureau peut avoir une diapositive que personne n’utilise, uniquement parce que l’entreprise opère dans un secteur considéré comme « funky ». Nous abordons chaque projet comme un projet de recherche, d’un point de vue académique. Nous avons une thèse et nous commençons par les grandes questions et les réduisons à des conclusions. Par exemple, nous avons travaillé pour Nuffield Health, le plus grand fournisseur de bien-être du pays, qui souhaitait que son bureau devienne un modèle de bien-être. C’était une brève parfaite car elle partait de « nous devons créer quelque chose de mieux pour notre peuple » plutôt que de « nous devons intégrer x nombre de personnes dans cet espace ». Maintenant, leur bureau dispose d’une cantine biologique, d’une salle de sport ultramoderne, de bureaux fixes, d’autres mobiles et d’un centre d’entraînement de classe mondiale. Il parle de l’ethos Nuffield Health de la modernité, de l’apprentissage et du bien-être. Ils n’ont pas seulement enduit leur logo sur les murs – vous ressentez vraiment la philosophie de l’entreprise. C’était un travail difficile car il y avait beaucoup de parties prenantes – bien que l’entreprise soit à but non lucratif, c’est une grande entreprise -, mais maintenant le bureau se sent comme une maison pour la « famille » Nuffield. »

Poser les grandes questions va bien au-delà du déplacement des bureaux

« Si j’avais voulu faire ce que je fais maintenant il y a 10 ans, j’aurais eu besoin d’être en Hollande! Mais les temps ont changé: des facteurs tels que les nouvelles technologies, les différentes communautés, quatre générations différentes sur le lieu de travail et le coût des propriétés centrales se sont combinés pour créer des opportunités et des moteurs. Les gens regardent autour de eux et constatent que le bureau moyen n’est occupé qu’à 50% et ils remettent en question les hypothèses de longue date sur ce qu’est le lieu de travail, à quoi sert le bureau. Certaines personnes se penchent sur ces questions depuis 20 ans, certes, mais ces questions ne sont devenues généralement activées qu’au cours des cinq à sept dernières années et nous n’avons gagné en travail basé sur l’activité qu’au cours de cette période, car la prise en compte de différents paramètres s’est accélérée. »

Un aménagement de bureau est un investissement

 » Il ne fait aucun doute qu’un bureau bien pensé offre des rendements clairs. Certaines personnes considèrent le personnel comme un coût, d’autres comme un investissement, mais de toute façon, à un moment donné, vous devrez dépenser quelque chose. Un paramètre basé sur l’activité ne doit pas coûter plus cher, il doit simplement être mieux pensé. Et si vous avez un bureau plus petit bien pensé et que vous laissez votre personnel travailler également à partir d’autres endroits, cela peut en fait vous coûter moins cher. C’est un investissement dans une performance supérieure, dans l’engagement, dans le recrutement et dans la formation du personnel de haut niveau. »

Des conseils professionnels peuvent aider à éviter les pièges

« J’ai eu des clients qui étaient gérés par des directives d’architecture ou de conception élaborées par des bureaux d’entreprise dans un autre pays où le bureau est réellement situé. Les demandes de « couleur locale » – mettre des couleurs Union Jack sur le canapé – ne fonctionnent pas. Et certains clients essaient d’aller trop loin, trop tôt; ils enlèvent tout à la fois, déplaçant tout le monde parmi le personnel de ligne vers le partage des bureaux pendant que les cadres gardent leurs bureaux. Il y avait un client qui s’était installé au milieu de nulle part – à deux heures du centre de Londres, mais à cinq minutes de trajet pour le président et fondateur. C’est une question de stratégie de localisation: où allez-vous, qui essayez-vous d’attirer, à quoi sert cet espace de bureau? Certains diplômés peuvent à peine se permettre une voiture, d’autres peuvent ne pas vouloir en posséder une, alors comment cela allait-il attirer les meilleurs et les plus brillants? De plus, j’ai probablement vu une diapositive de trop à mon époque … « 

Du réfrigérateur à bière à la salle de nouilles au JDFI – un espace de bureau efficace et flexible en action

« Chez Morgan Lovell, nous vivons notre propre philosophie. Dans la culture que nous avons créée, nous pouvons travailler n’importe où dans l’espace. J’ai une autonomie totale sur le moment et l’endroit où je travaille – si je ne veux pas entrer, je n’ai pas à le faire. Il n’y a pas de réception traditionnelle, nous avons arraché cette chose géante et nous avons maintenant un concierge. Nous avons des tables de style Wagamama où vous pouvez vous asseoir avec d’autres membres du personnel, prendre un café au bar, prendre une bière dans le réfrigérateur à bière – c’est une caractéristique populaire. Nous avons un mur vidéo géant, des sièges flexibles et nous sommes fiers de notre mur vert – nous avons un profil de durabilité élevé. Nous voulons que l’espace soit très flexible et très agile – tout le monde le possède, nous préparons notre propre café, nous nettoyons après nous-mêmes. Les différentes poches d’espace sont toutes nommées pour ce qui s’y passe. La salle de nouilles, par exemple, a un mur inscriptible et des sièges très confortables, et c’est là que nous mangeons des idées. Nous avons également le pitstop, le huddle et la « pièce ennuyée » – nous avons besoin d’un espace traditionnel – plus le JFDI, la salle « just effing do it », qui est l’espace pour faire avancer les choses! »

Cet article a été mis à jour pour supprimer les informations inexactes sur la prison d’État de Pelican Bay.